すでに2024年から電子帳簿保存法の義務化がスタートしていますが、簡単に内容を振り返り、自作Excel仕訳帳での対応について考えたいと思います。
電子帳簿保存法とは
2024年から電子帳簿保存法が本格スタートしました。
税務署はインボイス制度の周知に大変力を入れていた印象ですが、かたや電子帳簿保存法の周知についてはあまり積極的でない印象があります。
そのため、なかには電子帳簿保存法とは何かまったく知らない方もいるかもしれません。
深堀りはせずに電子帳簿保存法を確認します。
逆に、個人的には小規模個人事業主が電子帳簿保存法に未対応でもそれほど厳しく対応されないかもしれないとも思いますが、、、
世の中事務処理のシステム化が進んで20年は経過していますが、これまで国税庁は証憑の電子化に後ろ向きでした。
厚労省官僚の冤罪事件において大阪地検特捜部による証拠捏造、具体的には電子ファイルの作成日時の書き換えがありました。
これが契機になったわけではないでしょうが、このように国税庁は紙に比べて電子データは改竄が容易なので信用できないと考えています。
不正対策をしているご褒美として電子データで保管することを認めてあげるというのが以前の電子帳簿保存法で、基本的に紙保管推奨でした。
とはいえ、さすがにペーパーレスの世の中で紙を推奨と言い続けられず、国税庁もペーパーレスを推奨するというのが電子帳簿保存法の改正です。
紙保存廃止が義務化されるのは
電子帳簿とあるので対象は帳簿、すなわち仕訳帳などの主要簿と現金出納帳などの補助簿のみが対象と思う人がいるかもしれませんが、それだけではありません。
電子帳簿保存法の対象は
- 帳簿等保存（任意）
- スキャナ保存（任意）
- 電子取引（義務）
です。
実際は帳簿は電子データで保管してもいいなのですが、「電子取引」は紙保存を認めませんとなっています。
他の2つは義務ではないので、「電子取引」だけ説明します。
「電子取引」とは何かですが、かなりざっくりいうと電子データで発行された書類です。
具体的にあげるとPDFで発行した取引先への請求書やネットで発行されるネット通販の領収書などです。
ネット販売でなく対面販売であっても、電子データで発行した領収書は電子取引に該当します。
紙と電子データの両方で発行した場合などの詳細な話は省略します。
保存場所の定義はないのでダウンロードまでしなくてもいいのですが、法定保存期間中にいつでもダウンロードできる保証がないならダウンロードして保管しましょう。
義務化されたから電子データで保存すればいいだけではなく
紙保存推奨から一部電子データ保存強制と方向転換したのですが、電子データは信用できないというこれまでの考えとの整合性をとる必要もあり、ただ電子データで保管すればいいわけではないという建前がくっついてきています。
紙でも改竄はできるので、小規模な個人事業主は対象外にすればいいのではないかと思いますが、メンツの問題なんでしょうね。
電子データで保管するにあたり
- 真実性の確保
- 可視性の確保
の２つの要件を満たすことを要求されています。
真実性の確保とは、ざっくりいうと改竄できないような仕組みを用意するということです。
これだけ読むとめちゃくちゃ金かかると感じますが、データ改竄できないような事務処理規程があればよしという逃げ道が用意されています。
国税庁ホームページから規程の雛形（テンプレート）がダウンロードできます。
１人か２人の個人事業主に規程って、、、と感じた方も多いと思いますので、年間売上1,000万円にも満たなない小規模個人事業主は事実上免除されているといっても過言ではないと考えています。
元々「真実性の確保」はタイムスタンプ付与が必要でした。
ファイル形式がPDFの場合は、AcrobatReaderのタイムスタンプ機能を無料で利用できます。
手間が増えるので、メリットは薄いですが。
可視性の確保ですが、調査で要求する証憑をすぐに出すために検索できる（検査官に検索方法を説明できる）ようにしておく、ということです。
検索軸としては、取引日範囲、金額範囲、取引先などがあげられていて、組み合わせ検索ができることもあげられています。
これもシステムなしでは不可能でしょうと思えますが、こちらも逃げ道があります。
ファイルの命名規則という手もあるのですが、そもそも年間売上1,000万円にも満たない事業者は検索要件が免除されます。
正確な免除の条件は省略しますが、小規模事業者はきちんと整理してファイルが保存されていれば免除されると理解して大丈夫です。
自作Excel仕訳帳への対応
ということで、電子帳簿保存法への対応はファイルの命名規則やフォルダ整備しておけばOKということになります。
自作Excel仕訳帳への対応は不要というのが結論ですが、検索機能の代わりにファイルリンクの設定だけ追加しています。
ファイルリンク設定は、セルに直接ファイルパスを記述してもいいのですがハイパーリンク関数を使っています。
関数 : HYPERLINK ( ファイルパス, 別名 )
HYPERLINK関数はファイル（フォルダ）パスだけでなく、セルやURLなどを指定することもできます。
フォルダやファイルを移動することがない場合は絶対パスで指定してもいいと思いますが、私は確定申告が終わった段階でフォルダを移動します。
フォルダ構成そのものは変更しないので相対パスで指定します。
相対パスになじみのない方に向けて具体的に説明したいと思います。
まずフォルダ構成の前提です。
自作Excel仕訳帳は「仕訳帳」フォルダにあり、リンクを作成したい証憑は「スマホ」フォルダに保存しています。
次にこの前提で、セルに設定する式を紹介します。
= HYPERLINK (
"..¥通信費¥スマホ¥mm月Nモバイル通信費請求書.pdf"
, "電子" )
ファイルパスの説明をします。
下位フォルダへの移動は絶対パスでも同じですので、上位の「通信費」フォルダから証憑がある「スマホ」フォルダへと移動しています。
起点となる「仕訳帳」フォルダと「通信費」フォルダは、上位のフォルダ内に並列で置かれています。
".."は上位フォルダを表し、起点フォルダより１つ上のフォルダからパスを記載しています。
ちなみに、"."は起点フォルダそのものを表し、２つ上のフォルダは"..¥.."と表します。
この設定によって電子データの証憑にすぐにアクセスできるようになりますが、反面設定はかなり面倒くさいです。
エクスプローラからコピペすればいい絶対パスと異なり、相対パスは手入力する必要があります。
実際の運用ではファイルでなくフォルダへのパスを指定しています。
具体的にいうと、勘定科目ごとのフォルダを用意してファイル保管していますので、同一勘定科目の仕訳行からコピペしています。
ただ、複数科目に対してひとつの領収書などのルールの例外となるケースの場合のみ、手でファイルパスを入力しています。
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